2008年06月18日

[es] task! task! task!1-2

20080617205416.jpg鶴丸さんから早速再度のお返しがございました。

で、期日未定のタスクの詳細が明らかにされましたので、似たような案件の場合の私のタスク管理の方法が参考になればと思いまして・・・。
(滅多に一日二本のエントリーはしませんが、まぁ今回は合戦の様相も帯びてきましたし・・・)

で、鶴丸さんのエントリーからの引用でその詳細おば確認してみましょう。

その中でも特に趣味に関しては、正直期日なんてどうでも良い事ばかりで(^^ゞ
例えば、ある革物のアイディアが浮かんだとしたら、それをメモに取り、直ぐにタスクに入れます。もちろん期日未定・・・でも、いつか手をつけたい・・・期日は無いが、何か有る度に自分の脳にこのアイディアを思い出したい・・・そんな風にタスクを使ったりもしているのです。

ということです。

さて、このような場合のキモはどこかというと・・・
「期日未定・・・でも、いつか手をつけたい・・・期日は無いが、何か有る度に自分の脳にこのアイディアを思い出したい・・・」だと思います。

では得意の分解!
1、期日未定・・・
2、でも、いつか手をつけたい・・・
3、(略)何か有る度に(略)を思い出したい・・・
がキモです。

1、については前回の方法をとります=強制的に期日を作る!です。
では2、はどうでしょう。
たぶん「いつか手をつけたい・・・でも『いつか』は解らない・・・、でもやりたい・・・」こういうことが頭の中でぐるぐる状態なんだと思います。

で、私の場合これを解決する方法は・・・素直にWMの「仕事」に詳細にかつルーチンで通知がされるように設定することで「手をつけたとき」に「終了させる」という方法をとります。

具体的には画像を見ていただければわかりやすいかもしれません。

画像はWMの「仕事」の設定画面です。

今回は「いつか鶴丸さんに皮細工についてご教授していただきたい」というタスクを設定してみました。

ですから、件名は「いつか鶴丸さんに皮細工についてご教授していただきたい」と入力されています。

次に優先度、これはあまり気にしません。気にならないくらいの優先度です。「いつか」やりたい程度ですからね。

進捗状況、これも業務等の大きなプロジェクトではありませんから、放っておきましょう。

開始日、期限も無視!理由は当然「いつか」やりたい程度ですからね。

さてキモは次の「パターン」!!←ここ重要です。

毎月17日に「やりたくなったぁ?」と聞いてきてくれるように設定してあります。
当然、やりたくなればこのタスク(正確にはこのタスクのスタート)が細分化され、開始されます。
「鶴丸さんに連絡する」→「了解を得る」→「日程を調整する」→「材料をそろえる」→「当日を迎える」等のタスクを時間軸に落とし込んでいきます。
この場合「やりたくなった」と感情が軸になっていますが、「やれる時間が確保できそうだ」という「判断」も軸になることも考えられます(この辺りが業務とは違いますよね)。

では、「まだまだやれない」とか「材料をそろえるにはまだお金が足りない」とか「何となくやりたくない」とかであれば黙って「終了」させます。

しかし、この「終了」ですが「タスクの終了」を意味しているわけではありません。
「今は出来ないから『先送り』してしまえ!」という終了です。
要は「今はそれは出来ないから、次出来るときにもう一回聞いてぇ」とPDAに依頼するための「終了」なのです。

それからもう一つ。
アラームです。この画像ではアラームを毎月17日の正午に設定してあります。
これは私の生活(というか業務)が月単位で動いていることから「毎月17日」に設定してあります。それもその日がウィークデイでもかまわないように正午に通知が行われるように設定してあります。
これで、タスクを時間軸に落とせました。

後の設定項目は「この程度」=期日未定のタスクではあまり重要ではありませんので、気にしません。

生活サイクルが週単位であれば、毎週何曜日の何時とか設定の方法は様々に出来ると思います。

もしかすると毎日正午に思い出したければ、(少々うるさいですが・・・)毎日と設定し「出来ない!」と思えば、「考えることを先送りするために」=「終了」にチェックする。

このように行えば、ほぼ半永久的に「実行されるまで何度でも問い合わせ」てくれ、実行しなければ先送りすれば良いだけになります。

もうこれで最初に分解した質問項目の3、も解決しました。
振り返ってみましょう。

3、(略)何か有る度に(略)を思い出したい・・・

先送りすればその都度しつこく、PDAが問い合わせてくれます。

いかがでしょうか。

ちなみに、実行がスタートし時間軸にその詳細なタスクが落とし込めたら、そのタスクの最終期限を入力して「繰り越されないようにする」ことが重要です。
でないといつまで経っても「問い合わせ」がきますので、ご注意下さい。
posted by palm介 at 12:18| Comment(3) | TrackBack(1) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

[es] mokomokoの鶴丸さんへ・・・task!task!task!2

では、その2にまいりましょう。

その前に質問を振り返ってみると・・・、
1、期日未定のタスクや、
2、かなり遠い先のタスク、
3、まだマクロ化されていないタスク等は、どの様に管理しているのでしょうか・・・
の3つです。

で、今回は「2、かなり遠い先のタスク」です。

かなり遠い先のタスク・・・これはどれくらい「かなり遠い先」なのか少々不明確なのですが、企業経営上の中長期計画だと仮定すると概ね3年から5年の中期計画と10年単位の長期計画が該当しそうです。

当然その間の環境の変化によって目指すべきゴールイメージまでのプロセスは大きく影響を受けますので、明確なプロセスを構築して「マイルストーン」を作って評価するとなるとかなり骨が折れます。

しかし、どんなに「かなり遠い先」であってもそのプロセスと「あるべき姿」とのギャップを確認してそのギャップを埋めていく作業をタスクに落とし込んでいけば、それはタスクとして認識されます。

ここに私が常日頃感じている「予定はあくまでタスクの集合体」ということとなる根本的な意図があります。

そして前回展開した「期日未定のタスク」についてもそれを分解して、期日を設けた瞬間から、期日のあるタスク(もう少し厳密に言えば、何月何日何時から何時に実行するか明確となったタスク)に変身します。

しかし、ここで一般的な予定表でこれを実現しようとするとかなり無理があります。

というのも、一般的なPDAの予定表ではその液晶の大きさの制限から「俯瞰して見ることがかなり困難である」という制限がつきからです。

そこで、ここではガントチャートなどのツールを使って、まずゴールイメージとそのゴールにたどり着くまでのプロセスを明確にします。

そして、そのプロセスをさらに細分化してタスク化して落とし込みをしていきます。

ここで重要なのは「環境の変化によってリ・スケジュールが必要になることを前提として考えなければならない」ということを念頭に置いて、絶えずリ・スケジュールを行うことです。

ですから、予定表に入れたタスクにはそれなりの記号やタグを入れておいて、常にリ・スケジュールをやりやすくしておくことが重要です。

私の場合はそういう意味でもpalmOSのTJ25でルール化されたタスクの冒頭への付番(08年度の重点管理項目のA社の1番といった場合は、08ー重ーAー01等)を行い検索しやすくしています。

で、該当予定のリ・スケジュールを行った場合はそれ以降のスケジュールを一定の期日までの間に新たなタスクを入れていきます。

ということを繰り返していくことで「かなり遠い先のタスク」を管理しています。

まとめると「かなり遠い先のタスク」はそのタスクを達成するために、「分解」し、「短期的なプロセスを作り」、「期日を設ける」。

結局は最初の「1、期日未定のタスク」と同じ手法ですね。

それでは最後の「3、まだマクロ化されていないタスク等」についてです。

それは次回・・・。
posted by palm介 at 05:06| Comment(0) | TrackBack(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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